在國際貿(mào)易中，買賣雙方在簽訂合同之后，就合同相關(guān)事宜或者貿(mào)易安排需要進(jìn)行變更時，往往通過郵件、電話、面談等方式進(jìn)行。而貿(mào)易雙方妥善保存在此期間的相關(guān)書面文件，對于后期發(fā)生貿(mào)易糾紛時確認(rèn)債權(quán)債務(wù)關(guān)系和法律責(zé)任歸屬往往具有十分重要的意義。但一些出口企業(yè)在貿(mào)易實(shí)踐中，往往由于種種原因忽視了書面證據(jù)的留底和保存，為日后可能發(fā)生的貿(mào)易糾紛埋下了隱患。中國出口信用保險(xiǎn)公司（中國信保）處理的兩宗索賠案件就充分說明了書面證據(jù)的重要性。

　　案情介紹

　　案例一：國內(nèi)出口企業(yè)X向俄羅斯買家出口一批貨物，形式發(fā)票約定支付條件為“70%定金生產(chǎn)前支付，30%余款在收到傳真單據(jù)7日后支付”，貨物從廈門通過鐵路運(yùn)輸至阿拉山口再運(yùn)往俄羅斯。貨物到達(dá)俄羅斯后，買方在應(yīng)付款到期后遲遲不支付30%的余款，由于投保了出口信用保險(xiǎn)，X遂向中國信保報(bào)損并提出索賠。中國信保在處理過程中，發(fā)現(xiàn)該案存在以下問題：

　　1.出口合同約定貨物價值120,274.20美元，而發(fā)票金額僅為8514..89美元；

　　2.出口合同約定價格中包含運(yùn)費(fèi)，而形式發(fā)票的價格條件為FOB，且被保險(xiǎn)人在安排貨物出口時代買方墊付運(yùn)費(fèi)36800美元；

　　3.買方在應(yīng)付款發(fā)生逾期，X多次催討的情況下，赴廈門與X以口頭協(xié)商方式變更支付方式為“貨物出口后30天內(nèi)支付余款（含被保險(xiǎn)人代墊的運(yùn)費(fèi)和阿拉山口的滯期費(fèi)）”。

　　在后續(xù)調(diào)查過程中，中國信保發(fā)現(xiàn)X應(yīng)買方要求低開了發(fā)票金額；買方聲稱按照《國際貿(mào)易術(shù)語解釋通則2000》的條款，F(xiàn)OB項(xiàng)下由買方承擔(dān)運(yùn)費(fèi)，且X無法提供全部事項(xiàng)的書面證據(jù)材料。

　　案例二：國內(nèi)某出口企業(yè)B向德國買家出口一批貨物，合同約定目的港為比利時的安特衛(wèi)普，但實(shí)際運(yùn)抵港為德國漢堡。貨物到港后，買方以貨物運(yùn)抵港錯誤為由拒絕付款。B向中國信保反映在安排貨物出運(yùn)時，買方的指定貨代通知其將目的港改為德國漢堡，B認(rèn)為貨代為買方指定，目的港更改事宜應(yīng)為買方授意，遂照辦。但中國信保隨后與貨代駐廈門辦事處和漢堡辦事處聯(lián)系目的港更改事宜，對方拒絕提供書面材料。

　　案件分析

　　上述兩案均存在出口企業(yè)未保留相關(guān)書面材料的問題，為債權(quán)確認(rèn)和欠款追討工作增加了難度。

　　案例一中，做低發(fā)票金額、更改支付條件等均屬于更改合同的主要內(nèi)容，在貿(mào)易雙方達(dá)成一致的情況下，也應(yīng)留存書面文件，以便將來發(fā)生貿(mào)易糾紛時，出口企業(yè)能夠提出相應(yīng)證據(jù)進(jìn)行抗辯。其實(shí)，貿(mào)易雙方的往來信函、電子郵件和在線聊天工具的聊天記錄等都可以作為證據(jù)留存，不一定必須要求原始的紙質(zhì)資料。而在出口貿(mào)易的實(shí)際操作中，一些出口企業(yè)往往只是一通電話就口頭約定了合同內(nèi)容或?qū)ζ溥M(jìn)行修改、補(bǔ)充。而且出口企業(yè)認(rèn)為事后再讓買方出具書面證明可能會給對方留下對進(jìn)口商不信任、不放心的印象，不利于雙方貿(mào)易關(guān)系的維系和發(fā)展。其實(shí)出口商在和買方達(dá)成口頭協(xié)議或收到買方的口頭指示之后，完全可以通過郵件、傳真、在線聊天等形式和買方再次確認(rèn)雙方洽談和指示的內(nèi)容，并委婉表示希望買家能書面答復(fù)，而這些往來的記錄都可以作為證據(jù)留存。

　　而在案例二中，出口企業(yè)認(rèn)為貨代為買方指定，更改目的港的指示肯定是由買方指示貨代提出的。雖然最終貨代駐廈門辦事處的人員私下向中國信保透露更改目的港的指令確由漢堡辦事處發(fā)出，但由于辦事處拒絕提供書面材料，因此出口企業(yè)缺乏充分的證據(jù)證明買方因目的港更改而責(zé)怪出口企業(yè)并拖欠貨款是無理的要求。出口企業(yè)從中應(yīng)該看到在買方指定貨代的情況下隱含的道德風(fēng)險(xiǎn)。因?yàn)闊o論是出于何種原因更改了目的港，一旦發(fā)生爭執(zhí)和異議，貨代出于自保考慮是不會出來指證的，因此在貿(mào)易來往中保留相關(guān)證據(jù)就變得尤為重要，出口企業(yè)完全可以要求貨代在對貨物運(yùn)輸?shù)募s定做出修改或補(bǔ)充時提供書面的指示或說明。

　　從上述兩個案例我們可以看到，其實(shí)出口企業(yè)只需在貿(mào)易過程中多個心眼，以各種方式和途徑保留貿(mào)易過程中的證據(jù)，就可以在出險(xiǎn)后及時提供有力證明，為挽回?fù)p失打下基礎(chǔ)。因此廣大出口企業(yè)，特別是業(yè)務(wù)操作人員應(yīng)該重視貿(mào)易往來書面證據(jù)的留存，吸取其他企業(yè)的慘痛教訓(xùn)，積極維護(hù)企業(yè)的貿(mào)易利益。